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Whistleblowing

Segnalazione condotte illecite – Whistleblowing

Linee guida a tutela del dipendente e/o del soggetto esterno cliente/fornitore/partner che effettua segnalazioni di illeciti o irregolarità.

 

Segnalazioni di presunti illeciti

Il whistleblowing è uno strumento per contrastare l’illegalità e consente la denuncia di attività illecite o fraudolente e che prevede la possibilità di inviare segnalazioni, in maniera sicura e confidenziale, di illeciti di cui si è venuti a conoscenza.
Il whistleblowing prevede di fare segnalazioni in maniera anonima ed in seguito di comunicare, sempre mantenendo l’anonimato, con il ricevente della segnalazione, ovvero il Responsabile anticorruzione, per approfondire ulteriormente la vicenda.

Le segnalazioni non possono riguardate voci, informazioni di terzi, sospetti, ma devono essere chiare, comprensibili e circostanziate.
Per la ricezione di segnalazioni GRUPPOFORMAZIONE ha istituito i canali interni di seguito riportati, idonei a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e la corretta gestione delle segnalazioni, ancorché anonime.

I canali di segnalazione sono:

  • canale in forma scritta tramite l’invio di una e-mail al Gestore del Canale
  • incontro con il Gestore del canale di segnalazione

 

Canale in forma scritta
Prima di inviare la e-mail il segnalante dovrà nello specifico:
1) digitare l’apposito URL https://www.torproject.org/projects/torbrowser.html
per scaricare il browser TOR che garantisce, oltre alla protezione del contenuto della segnalazione, anche l’anonimato delle comunicazioni tra il segnalante e l’applicazione, rendendo impossibile per il destinatario o per tutti gli intermediari della trasmissione di avere traccia dell’indirizzo e-mail del mittente;

2) scaricato e fatto accesso al browser TOR, il segnalante dovrà inoltrare l’e-mail contenente la segnalazione all’indirizzo whistleblowing.gf@protonmail.com  accedendo al servizio di Proton mail tramite l’URL  https://proton.me/it/mail  e creando un account Proton gratuito. Il segnalante potrà utilizzare per l’invio della segnalazione un dispositivo personale (si raccomanda di NON utilizzare la e-mail e il pc aziendale o altro terminale connesso alla VPN aziendale).  Grazie a Protonmail un’email inviata ad un altro account Proton Mail viene automaticamente crittografata con la chiave pubblica del destinatario. Una volta crittografata, solo la chiave privata del destinatario può decrittare l’e-mail. Quando il destinatario accede, la sua password della casella di posta decodifica la chiave privata e sblocca la posta in arrivo.

3) in fase di invio della segnalazione, il segnalante dovrà indicare tutti gli elementi ed allegare alla e-mail i documenti utili (foto, video, file ecc.) a sostegno della propria segnalazione. Il segnalante può scegliere se indicare nel testo della e-mail i propri dati identificativi o mantenere l’anonimato; i dati saranno comunque visualizzabili solo dal Gestore del canale di segnalazione. Si ricorda che la segnalazione anonima verrà trattata come quella ordinaria purché sia circostanziata e abbia un contenuto puntuale.

 

Incontro con il Gestore del canale di segnalazione
Il segnalante può fare una segnalazione incontrando direttamente il Gestore del Canale di segnalazione, su richiesta scritta mediante apposito “Modulo incontro Gestore del canale di segnalazione_ Rev. 00”, in un locale aziendale adeguatamente riservato atto a garantire la riservatezza del segnalante.  Il segnalante potrà consegnare il predetto modulo di richiesta, in busta chiusa, direttamente al Gestore del canale di segnalazione, oppure inviarlo tramite posta all’indirizzo della sede legale della Società con espressa dicitura “Riservata al Gestore del canale di segnalazione”.

In tali casi, l’identità del segnalante (se desumibile dal contenuto della comunicazione o da altri elementi che identifichino il mittente) sarà conosciuta solo dal Gestore del canale di segnalazione che ne garantirà la riservatezza, fatti salvi i casi in cui questa non sia opponibile per legge.

In fase di incontro con il gestore del canale, il segnalante deve specificare e fornire:

  • una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es.: qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
  • gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
  • l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
  • proprio recapito (preferibilmente indirizzo e-mail NON aziendale, o in mancanza un indirizzo di residenza/domicilio) per le comunicazioni del Gestore del canale di segnalazione.

In fase di incontro, il Gestore del canale di segnalazione, previo consenso della persona del segnalante, deve procedere alla registrazione dello stesso attraverso dispositivi idonei alla conservazione e all’ascolto (è fatto divieto di utilizzare qualsiasi dispositivo cellulare ma è possibile utilizzare strumenti come, ad esempio, un registratore). Nel caso in cui non si possa procedere alla registrazione (perché il segnalante non ha dato il consenso o non si è in possesso di strumenti utili per la registrazione) è necessario che venga steso il “Verbale di Segnalazione Rev. 00” sottoscritto sia dal Gestore sia dal segnalante (che potrà verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro) e copia dello stesso deve essere consegnata al segnalante.