Whistleblowing
WHISTLEBLOWING
Segnalazione condotte illecite – Whistleblowing
Linee guida a tutela del dipendente e/o del soggetto esterno /fornitore/partner che effettua segnalazioni di illeciti o irregolarità.
Whistleblowing: Segnalazioni di presunti illeciti
Il whistleblowing è uno strumento per contrastare l’illegalità e consente la denuncia di attività illecite o fraudolente e che prevede la possibilità di inviare segnalazioni, in maniera sicura e confidenziale, di illeciti di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.
Il whistleblowing consente di fare segnalazioni, anche in maniera anonima, ed in seguito di comunicare, con il ricevente della segnalazione, ovvero il Gestore del Canale di segnalazione, per approfondire ulteriormente la vicenda.
Le segnalazioni non possono riguardate voci, informazioni di terzi, sospetti, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale della persona segnalante, o comunque inerenti ai propri rapporti di lavoro o di collaborazione o con le figure gerarchicamente sovraordinate, e devono essere chiare, comprensibili e circostanziate.
Per la ricezione di segnalazioni GRUPPOFORMAZIONE ha istituito i canali interni di seguito riportati, idonei a garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e la corretta gestione delle segnalazioni, ancorché anonime.
I canali di segnalazione, la cui gestione è dettagliatamente descritta nel documento aziendale “Procedura di Whistleblowing”, sono:
- canale in forma scritta tramite l’invio di una e-mail al Gestore del Canale
- incontro con il Gestore del canale di segnalazione
Canale in forma scritta
Prima di inviare la e-mail il segnalante deve nello specifico:
1) digitare l’apposito URL https://www.torproject.org/projects/torbrowser.html per scaricare il browser TOR che garantisce, oltre alla protezione del contenuto della segnalazione, anche l’anonimato delle comunicazioni tra il segnalante e l’applicazione, rendendo impossibile per il destinatario o per tutti gli intermediari della trasmissione di avere traccia dell’indirizzo e-mail del mittente;
2) Inoltrare l’e-mail contenente la segnalazione all’indirizzo whistleblowing.gf@protonmail.com accedendo al servizio di Proton mail tramite l’URLhttps://www.torproject.org/projects/torbrowser.html e creando un account Proton gratuito. Il segnalante deve utilizzare per l’invio della segnalazione un dispositivo personale (si raccomanda di NON utilizzare la e-mail e il pc aziendale o altro terminale connesso alla VPN aziendale);
3) in fase di invio della segnalazione, il segnalante deve indicare tutti gli elementi ed allegare alla e-mail i documenti utili (foto, video, file ecc.) a sostegno della propria segnalazione. Il segnalante può scegliere se indicare nel testo della e-mail i propri dati identificativi o mantenere l’anonimato; i dati saranno comunque visualizzabili solo dal Gestore del canale di segnalazione.
Incontro con il Gestore del canale di segnalazione
Il segnalante può fare una segnalazione incontrando direttamente il Gestore del Canale di segnalazione, su richiesta scritta mediante apposito “Modulo incontro Gestore del canale di segnalazione_ Rev. 00”, in un locale aziendale adeguatamente riservato atto a garantire la riservatezza del segnalante. Il segnalante può consegnare il predetto modulo di richiesta, in busta chiusa, direttamente al Gestore del canale di segnalazione, oppure inviarlo tramite posta all’indirizzo della sede di Verona (VR) – Viale del Lavoro 37 (37135) con espressa dicitura “Riservata al Gestore del canale di segnalazione”. È dovere del Gestore del Canale di Segnalazione fissare un incontro entro un termine ragionevole e comunque non superiore a una settimana dalla richiesta prendendo contatti con il segnalante esclusivamente per il tramite del numero di telefono indicato nel sopradetto Modulo.
Il contenuto della segnalazione
Sia che la segnalazione venga fatta in modalità scritta sia che venga fatta incontrando direttamente il Gestore del canale di Segnalazione, il segnalante deve ricordarsi di indicare:
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
- le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
- le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
- gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;
- Un proprio recapito (preferibilmente indirizzo e-mail NON aziendale, o in mancanza un indirizzo di residenza/domicilio) per le comunicazioni del Gestore del canale di segnalazione.
Le segnalazioni ammissibili
Il segnalante può segnalare:
- la commissione, o il ragionevole pericolo di commissione, dei reati richiamati dal D.lgs. 231/01 (reati informatici, reati contro la PA, reati societari, reati contro l’incolumità personale, reati ambientali, reati contro l’industria e il commercio, reati tributari, ecc.).
- i comportamenti che possono determinare una violazione del Modello 231 o del Codice Etico (e, di conseguenza, i comportamenti e/o le pratiche non conformi alle regole, alle procedure e ai regolamenti aziendali) o che, in ogni caso, possono impattare sulle tematiche inerenti all’etica d’impresa in generale o arrecare un pregiudizio patrimoniale o d’immagine di GruppoFormazione s.r.l.;
I possibili segnalanti
I soggetti che sono legittimati a presentare la segnalazione sono:
- I dipendenti (anche per prestazioni occasionali, con rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente o determinato), gli Apprendisti, i Volontari, i Tirocinanti, anche non retribuiti di GruppoFormazione s.r.l.;
- I lavoratori autonomi, i liberi professionisti e i consulenti di GruppoFormazione s.r.l.;
- Gli azionisti (persone fisiche);
- I lavoratori e i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o del settore privato che forniscono beni o servizi o che realizzano opre in favore di terzi (Fornitori);
- Le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto (Amministratore Unico, Direttori, ODV, eventuale Collegio Sindacale e Revisore Legale).
Il Gestore del Canale di segnalazione
Il ruolo di Gestore del canale di segnalazione per la società GruppoFormazione s.r.l. è affidata alla SEGRETERIA DI DIREZIONE (a cui può essere inoltrata ogni informazione e richiesta di chiarimento in merito ai suddetti canali di segnalazione all’indirizzo e-mail whistleblowing.gf@gmail.com).
Una volta ricevuta la segnalazione il Gestore procede a: rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; a mantenere le interlocuzioni con la persona del segnalante; a riscontrare nei termini previsti; a valutare l’ammissibilità e svolgere attività istruttoria; a svolgere attività di investigazione; a archiviare ovvero a trasmettere agli organi competenti per l’eventuale azione disciplinare.
Tutele per il segnalante.
Il segnalante ha diritto a vedere tutelata la riservatezza sulla propria identità e su ogni altra informazione inclusa nella segnalazione, compresa la documentazione allegata e a non subire ritorsioni o ogni più ampia forma di discriminazione (licenziamento, la sospensione, la retrocessione, il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine, note di merito negative o referenze negative).
Altri canali di segnalazione
Il Segnalante, per presentare le proprie segnalazioni, può ricorrere altresì al canale esterno attivato presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) https://www.anticorruzione.it/, oppure ricorrendo alla divulgazione pubblica o all’Autorità giudiziaria. Il ricorso a canali alternativi è giustificato solo dalla presenza di determinati requisiti, così come indicati nel documento aziendale “Procedura di Whistleblowing”).
Sanzioni
Vengono puniti sia a titolo disciplinare, penale, civile e amministrativo tutte le segnalazioni false e infondate o effettuate con dolo o colpa grave, ovvero le ritorsioni nonché i comportamenti destinati a ostacolare la segnalazione o destinati a violare l’obbligo di riservatezza.
Link Utili
Modulo di incontro con il Gestore del Canale di Segnalazione.